4 langkah Procurement management

Side view of men handshaking in agreement after a meeting Free Photo
Meskipun dokumen pengadaan di atas sangat penting dalam menetapkan rencana pengelolaan pengadaan yang kokoh, berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk memastikan rencana Anda memenuhi tujuan proyek.

Merencanakan pengadaan: Meneliti dan menganalisis tujuan dan kiriman proyek serta menyusun rencana Procurement management yang mengidentifikasi semua persyaratan dan detail.
Jalankan rencana pengadaan: Dengan rencana Anda, saatnya mengirim permintaan informasi (RFI), permintaan penawaran (RFQ), dan permintaan proposal (RFP) ke vendor. Dokumen yang tepat akan bergantung pada kompleksitas proyek Anda, ukuran perusahaan, dan proses internal. Setiap tanggapan yang dikirimkan vendor harus dievaluasi dengan cermat untuk mengonfirmasi mana yang paling memenuhi persyaratan spesifik proyek Anda.
Memantau dan mengontrol pengadaan: Setelah solusi vendor dipilih, mungkin ada perubahan pada tingkat vendor, produk, layanan, atau proyek yang dapat memengaruhi pengadaan. Solusi vendor harus dipantau secara ketat untuk memastikan tidak ada masalah penyelarasan dengan tujuan proyek, terutama jika persyaratan berubah.
Menutup proses pengadaan: Setelah proyek selesai dan produk atau layanan vendor diterima, pengadaan proyek dapat ditutup secara resmi.
Praktik terbaik Procurement management
Selain langkah-langkah dan dokumen di atas, ada beberapa praktik terbaik yang dapat diterapkan organisasi Anda selaras dengan kebijakan dan prosedur internal.

Jika memungkinkan, pekerjakan seorang spesialis pengadaan yang berpengalaman dalam mengembangkan dan mengevaluasi RFI, RFQ, dan RFP.
Bekerja sama dengan area bisnis lainnya untuk secara akurat mengidentifikasi semua persyaratan proyek, jadwal, dan poin risiko di awal.
Carilah vendor, lebih disukai lokal, yang berpengalaman dengan ceruk pasar Anda.
Pilih vendor yang dapat memberikan apa yang Anda harapkan dan bersedia bertanggung jawab dan bekerja untuk menyelesaikan masalah yang mungkin timbul.
Identifikasi vendor cadangan yang dapat turun tangan dengan cepat jika vendor pilihan Anda gagal.
Terus telusuri pengadaan hingga ke kontrak dan persyaratan proyek untuk memastikan tidak ada perubahan material yang dapat menjadi titik risiko.
Mengamankan sumber daya proyek yang tepat tepat waktu tidak perlu menjadi pekerjaan yang rumit jika Anda mengikuti langkah-langkah pengadaan dan praktik terbaik ini.